Lang ersehnt – nun bald da: Das Hinweisgeberschutzgesetz

Rechtliche Vorgaben 

Der aktuelle Regierungsentwurf zum deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems. Trotz alledem ist nicht zu erwarten, dass das Bundeskabinett am derzeitigen Entwurf des HinSchG noch wesentliche Änderungen vornimmt. 

In der Praxis stellen sich Fragen sowohl zu den gesetzlichen Vorgaben unmittelbar aus dem HinSchG als auch zu den Bereichen Datenschutzrecht, Arbeitsrecht und Compliance. Einige lassen sich bislang nicht mit der notwendigen Rechtssicherheit beantworten. 

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten rechtlichen Aspekte zusammengefasst: 

Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle (§ 12 HinSchG)

Nach § 12 Abs. 2 des HinSchG sind natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten ab dem 17. Dezember 2023 dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Diese soll für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen von Hinweisgebenden zuständig sein. Beschäftigungsgeber mit in der Regel mehr als 249 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes einrichten, das heißt schon drei Monate nach dessen Verkündung. 

Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, eine interne Meldestelle einzurichten. Die Aufgaben der internen Meldestelle kann intern eine Gruppe von Beschäftigten (Arbeitseinheit) oder ein beauftragter Dritter wahrnehmen. Mehrere private Beschäftigungsgeber mit jeweils in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame interne Meldestelle einrichten (§ 14 Abs. 2 S. 1 HinSchG).

Besondere Schwierigkeiten bei der Umsetzung des HinSchG ergeben sich für Konzerne. Der deutsche Gesetzgeber möchte es diesen unabhängig von ihrer Größe erlauben, innerhalb der Gruppe (beispielsweise bei der Konzernmutter) eine einzige, zentrale Meldestelle einzurichten (sogenannte Konzernlösung). Mit seiner Auslegung der EUWBR setzt sich der deutsche Gesetzgeber allerdings in Widerspruch zur Auffassung der EU-Kommission. Diese sieht Konzerngesellschaften ausdrücklich nicht als „Dritte“ im Sinne der Richtlinie an. Deshalb besteht das Risiko, dass die in Deutschland zugelassene „Konzernlösung“ nicht lange Bestand haben könnte. Zudem setzt eine reine Konzernlösung auch nach der Begründung des Regierungsentwurfs voraus, dass sie für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Tochtergesellschaft keine Erschwerung der Hinweismeldung bedeutet – eine in der Praxis wohl nicht ohne weiteres zu nehmende Hürde.

Pflicht zur Prüfung von Meldungen und Ergreifung von Folgemaßnahmen 

Mit der Einrichtung eines Hinweisgebersystems sind Unternehmen gleichzeitig dazu verpflichtet, die bei den internen Meldestellen eingegangenen Meldungen zu prüfen und notwendige Folgemaßnahmen zu ergreifen. Solche sind etwa interne Untersuchungen zur Aufklärung des gemeldeten Verstoßes oder Maßnahmen zu dessen Unterbindung. Für die Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle oder eine andere Arbeitseinheit als Untersuchungsstelle zuständig sein. 

Umgang mit Meldungen (Compliance-Management)

Komplexe Anforderungen an die Entgegennahme und Untersuchung von Meldungen begründen die im HinSchG geregelten Verhaltenspflichten. Ein Verstoß hiergegen kann Bußgelder bis zu EUR 100.000 nach sich ziehen (§ 40 HinSchG). 

Zur Sicherung des Hinweisgeberschutzes müssen die internen Melde- und Untersuchungsstellen die Identität sowohl der hinweisgebenden Personen als auch von Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder in der Meldung sonst wie genannt werden, vertraulich behandeln (§ 8 HinSchG). Die eingehenden Meldungen sind in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren. Die hinweisgebende Person ist ferner innerhalb bestimmter Fristen über den Eingang der Meldung und über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe dafür zu unterrichten (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Nach den allgemeinen Untersuchungsgrundsätzen ist schließlich ein faires, transparentes und verhältnismäßiges Verfahren sicherzustellen. 

Ruhe bewahren und handeln!

Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt Unternehmen einen nicht unerheblichen Aufwand ab. Die mit dem HinSchG verbundene Institutionalisierung von Untersuchungen bringt regelmäßig das Erfordernis mit sich, Compliance-Richtlinien zu überarbeiten und Strukturen zu schaffen, die die Einhaltung der Verhaltenspflichten und Verfahrensgrundsätze gewährleisten.

Ein erster Schritt ist die Prüfung, inwieweit Handlungsbedarf besteht. Der nächste – die Einrichtung eines Hinweisgebersystems – darf nicht ausbleiben. Es gilt, spätestens jetzt zu handeln, um die Anforderungen aus dem HinSchG noch fristgerecht zu erfüllen.

Bei Fragen zum HinSchG wie auch zur europaweiten Umsetzung der EUWBR stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Als Kompaktlösung für ein rechtssicheres, effizientes und kostensparendes Hinweisgebersystem bieten wir ein von unseren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten betreutes digitales Hinweisgebertool an.